10 марта в России отмечается День архивов и в этом году архивному Управлению Курской области исполняется 120 лет
Самый древний документ на хранении во Льговском районе – похозяйственная книга 1939 года. В ней работники сельсоветов описывали каждое домовладение: его площадь, постройки, наличие домашних животных, а самое главное – состав проживающей в нём семьи. И такие книги в сёлах ведут по сей день.
– Остальные документы районного архива сожгли немцы в период оккупации, архив собирались эвакуировать, но не успели, – рассказывает начальник архивного отдела администрации Льговского района Владимир ЯКОВЕНКО. – Заново Льговский районный государственный архив начал формироваться только после освобождения Льгова и Льговского района в 1943 году.
Согласно исторической справке, в декабре 1946 года под архив во Льгове было выделено помещение, а в январе 1947-го началась приёмка документов от 26-ти учреждений, организаций и предприятий, 30-ти сельсоветов и 126-ти колхозов.
С 1943 по 1955 годы наш архив находился в подчинении районного отдела НКВД. Позже административно-хозяйственное руководство было передано исполнительному комитету райсовета депутатов трудящихся. В новейшей истории его правопреемником стала муниципальная власть. В 2005 году районный архив из помещения в доме №19/16 по улице Кирова переехал в районный Дом культуры. Ряды железных стеллажей с картонными коробами, защищающими бумаги от дневного света, установлены в зале на первом этаже. Каждый стеллаж имеет топографический указатель, позволяющий найти нужный документ за 3-5 минут.
– Наш архив образован 193-мя фондами, документы хранятся с 1939 по 2016 годы, – уточняет Владимир Васильевич. – Общий объём документов на 1 января текущего года составляет более 36 тысяч единиц, из которых более 26 тысяч – это документы постоянного хранения, по личному составу – 10 340 единиц. Свыше 1000 и более единиц хранения переданы Льговским лесхозом, районным отделом статистики, управлением сельского хозяйства Льговского района и Льговским райисполкомом.
Интересно, что документы по личному составу сформированы ликвидированными организациями и сельхозпредприятиями района. Они включают в себя книги расчётов с членами колхоза, трудовые книжки колхозников по учёту выработанных трудодней, книги учёта членов колхоза и их семей, книги расчётов по оплате труда и другие. К сожалению, документы военного периода сохранились не в полном объёме. К тому же из-за скупости информации в исторических справках, находящихся в делах фондов организаций, бывает сложно, а порой и невозможно проследить становление той или иной организации, говорит Яковенко. В настоящее время отношение к составлению исторических справок совершенно другое.
– Если театр начинается с вешалки, то архив – с организаций-источников комплектования, а у нас их 28, – говорит Владимир Васильевич. – Хочется отметить руководителей и работников, ответственных за ведение архивной работы муниципальных образований Селекционного, Городенского, Кудинцевского, Большеугонского сельсоветов, Представительного собрания Льговского района, Льговской межрайонной прокуратуры, АУКО «Редакция газеты «Курьер». Переданные ими документы имеют историческую ценность, потому что, к примеру, решения Представительного собрания как местного законодательного органа формируют не только работу исполнительной власти, но и затрагивают жизнь селян.
Архивным отделом проводится постоянная работа с организациями-источниками комплектования. Оказывается методическая помощь по разработке номенклатур дел, составлению исторических справок, описей дел документов постоянного срока хранения и личного состава, актов на уничтожение документов с временным сроком хранения. Проводится работа и по самому списку. Для исключения дублирования документов из организаций-источников комплектования исключены организации без образования юридического лица. А включение организаций в источники комплектования архивного отдела происходит согласно регламенту работы ЭПК архивного управления Курской области.
Ежегодно происходит пополнение документов архивного отдела. На хранение принимаются документы постоянного срока хранения, срок временного хранения которых в организациях истёк. Документы по личному составу хранятся в организации-источнике комплектования.
В штате районного архива всего два человека: начальник отдела Владимир Васильевич Яковенко (на фото) и главный специалист Наталия Николаевна Маслова. Они выдают справки, формируют архив, ведут оцифровку бумажных документов и их картонирование (укладку дел в катонные короба – прим. авт). Пока закартонировано 80% всего объёма дел, поскольку возникают сложности из-за нестандартных размеров отдельных документов.
Также отделом проводится работа по переводу документов в электронный вид. Их оцифровка в высоком качестве стала возможной благодаря новому сканеру, который для отдела приобрела райадминистрация. В электронный вид уже переведены документы фонда Представительного собрания района, а это, говоря языком цифр, 96 единиц или 9087 листов с 2006 по 2016 год включительно!
По словам В. В. Яковенко, перевод документов в «цифру» позволяет оперативно найти запрашиваемую информацию и представить необходимые документы в кратчайшие сроки. Кроме этого, районным архивом организовано межведомственное взаимодействие с Социальным фондом России и МФЦ. За год сотрудники районного архива обрабатывают свыше 600 запросов социально-правового и тематического характера.
– Электронный документооборот, конечно, ускоряет обработку запросов, – продолжает Владимир Васильевич. – По запросу Социального фонда России мы выдаём справки о заработке и стаже гражданина при назначении или перерасчёте пенсии. Через МФЦ к нам поступают запросы любого направления: о заработке, о стаже, получении копий постановлений о выделении земельных участков под строительство домов, гаражей, дач, справки о родственных отношениях, подтверждения состава семьи. И за каждым запросом чья-то судьба…
С началом известных событий на Донбассе многие жители Украины решились на переезд в Россию. Чтобы получить гражданство РФ по госпрограмме содействия переселению сооте-чественников, требовалась справка из архива, подтверждающая проживание на территории нашего района как самих переселенцев, так и их родственников – носителей русского языка. Пик таких обращений, по словам Яковенко, пришёлся на 2014-2022 годы.
– Благодаря похозяйственным книгам, которые в своё время были грамотно оформлены ответственными за их ведение работниками сельсоветов, нам теперь не составляет труда выдавать запрашиваемую информацию, – говорит Владимир Васильевич.
…Создание и ведение архива – это кропотливая работа для терпеливых и усидчивых людей. Главный результат этой работы, когда заявитель получает необходимую ему информацию, дорогого стоит. Всех своих коллег и бывших работников архива, находящихся сейчас на заслуженном отдыхе, В. В. Яковенко поздравляет с профессиональным праздником, желает здоровья и долголетия.